六、合同管理内控制度
（试 行）
第一章 总 则
第一条 为进一步规范香格里拉市红十字会（以下简称“本单位”）合同管理，根据《中华人民共和国合同法》《行政事业单位内部控制规范（试行）》财会〔2012〕21 号）等法律法规规定，结合本单位实际，制定本制度。
第二条 本制度适用于本单位合同管理。
第三条 合同是指本单位与自然人、法人以及其他单位等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
第四条 合同管理内部控制目标是本单位针对合同的签订、履行、变更、纠纷处理、存档等环节的风险点，确定相关的控制措施，强化合同全过程、动态管控，防范合同风险，维护本单位合法权益。
第五条 本单位合同管理原则是依法签订、综合管理、程序规范、归口负责、分工协作以降低合同管理风险，实现合同管理与预算管理、收支管理、采购管理相结合的要求,对合同实施归口管理，实现合同管理与预算管理、收支管理的有机结合。
第六条 内部控制任务主要包括：
（一）建立健全合同管理的内部控制制度；
（二）合理设置合同管理岗位；对合同管理实施归口管理；
（三）加强对合同订立的管理；
（四）加强对合同履行的控制；
（五）加强对合同登记归档的控制；
（六）加强对合同纠纷的控制；
（七）加强对合同业务的流程控制。
第二章 管理机构及其职责
第七条 本单位合同管理实行“决策机构、管理机构、执行机构”以及监督机构分离的方法设计。
第八条 集体决策会议是本单位合同管理的决策机构。其主要职责包括：
（一）审议合同管理内部控制制度体系及相关政策；
（二）审议合同纠纷调处的意见；
（三）审议合同风险管理措施及实施结果；
（四）按照权限对合同进行审议。
第九条 办公室是本单位合同管理的归口管理机构，负责合同的统一管理。其主要职责包括：
（一）负责组织制定、更新完善单位合同管理内部控制制度体系；
（二）负责示范合同文本的制定、修订及推行工作；
（三）负责参与本单位合同的起草、谈判、审查和订立工作；
（四）负责会同法律顾问，以及相关承办科室审核合同文本，负责对合同的合法性、有效性及风险因素提出评审意见；
（五）管理本单位公章、合同专用章等；
（六）参与或组织合同纠纷的调解、仲裁、诉讼活动；
（七）负责合同履行过程中的进度跟踪、履约情况分析及问题处理等风险管理工作；
（八）负责合同的归档、保管、借阅及销毁等档案管理工作；
（九）负责按合同备案管理相关要求对各类合同进行备案；
（十）负责完成单位领导班子交办的其他合同管理内部控制事项。
第十条 合同承办科室承办相关合同业务：办公室承办人事与劳动合同，以及办公设备、办公耗材、办公用品、后勤用度、咨询服务等采购合同；各科室承办培训服务等采购合同；项目管理办公室承办新建建设项目勘察、设计、施工等合同，以及大型修缮改造项目等合同。其主要职责包括：
（一）负责合同相关方主体资格、信用信息、履约能力等信息的收集、初审工作；
（二）负责合同文本的草拟、报批及具体签订工作；
（三） 合同文本由承办部门起草，国家、行业或委托招标机构有标准文本的使用标准文本，但对涉及权利义务关系的条款必须进行认真审查并根据实际情况修改；
（四）负责合同履行过程中的进度跟踪、履约情况分析及问题反馈与应急处理等风险管理，并对初始资料的真实性、完整性负责；
（五）负责经办合同的初步归档工作，并及时提交办公室进行归档；
（六）负责完成单位领导班子交办的其他合同管理相关事项。
第十一条 建立健全党政机关法律顾问、公职律师制度，积极推行党政机关法律顾问制度，建立以党内法规工作机构、政府法制机构人员为主体，吸收法学专家和律师参加的法律顾问队伍。
第十二条 相关会签科室的主要职责包括：
（一）负责审核与本科室职责有关的条款内容，提出意见；
（二）必要时参与有关合同的谈判、签约、履行等工作；
（三）相关会签科室对审查结果负责。
第十三条 联合监督小组是合同管理的监督检查机构，负责合同管理全过程的监督与检查，促进合同管理工作的完善。其主要职责包括：
（一）建立健全单位合同管理内部监督机制并运行;
（二）监督合同管理制度的制定和落实情况;
（三）监督合同资料保管和合同管理台账建立情况;
（四）监督合同形式、内容的合法性与适宜性;
（五）监督合同的签订和履行情况;
（六）监督合同纠纷的处理情况;
（七）监督合同管理人员的设置、教育培训情况;
（八）监督在签订、履行和管理合同工作中，因违反合同管理制度， 造成重大经济损失的人员的责任追究情况。
第三章 合同订立管理
第十四条 合同订立的形式，有书面形式、口头形式和其他形式。法律、行政法规规定采用书面形式的合同，合同订立应当采用书面形式订立。合同相关方约定采用书面形式的，应当采用书面形式。其中书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等有形地表现所载内容的形式。
第十五条 合同的内容由合同双方约定，应当包含但不仅限以下条款：
（一）合同双方的名称或者姓名；
（二）标的；
（三）数量；
（四）质量；
（五）价款或者报酬；
（六）履行期限、地点和方式；
（七）违约责任；
（八）解决争议的方法。
第十六条 合同订立管理要求包括：
（一）订立合同，应遵守国家的法律、法规和本单位相关管理规定；
（二）办公室应当加强对合同订立的管理，明确合同订立的范围和条件。 除即时结清的经济行为，都应订立书面合同。 经济合同由法定代表人签订，经法定代表人授权，也可由授权代理人签订。授权签订合同的，法定代表人应有授权委托书，明确委托事项、范围、权限和期限，委托代理人必须在委托权限范围内行使委托权；
（三） 委托政府采购代理机构公开招标的，按《政府采购法》执行，其他选择谈判等方式采购的，由采购小组牵头，采购办公室成员参加，对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律顾问、技术、财务等工作人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保管；
（四）合同文本应确保条款明确、完备；
（五）重大经济合同的签订，由集体决策会议研究决定。合同有关事项需报有关主管科室批准的，必须经批准后才能签订正式合同。
第十七条 合同订立的主要控制点包括：合同调查、合同谈判、合同文本的拟定、合同审核、合同签署五个环节。
第十八条 合同调查：合同订立前，合同承办科室应当进行合同调查，了解合同对方的主体资格、资信情况，包括营业执照是否有效、拟签订的合同内容是否在对方的经营范围之内、对方是否具有履约能力。
第十九条 重大合同重点调查包括：
（一）审查合同方法人的身份证件或授权委托书等证明原件、法人登记证书、资质证明，必要时，可通过发证机关查询证书的真实性和合法性， 在充分收集相关证据的基础上评价主体资格是否恰当；
（二）获取合同对方经审计的财务报告、以往交易记录等财务和非财务信息，分析其获利能力、偿债能力和营运能力，评估其财务风险和信用状况，并在合同履行过程中持续关注其资信变化；
（三）对合同对方进行现场调查，实地了解和全面评估和分析其合同履约能力；
（四）与合同对方的开户银行、主管税务机关和工商管理部门等沟通，了解其生产经营、产品质量、商业信誉、履约能力、售后服务等情况。
第二十条 合同谈判：
（一）合同承办科室组织合同谈判小组，由合同谈判小组组织谈判。谈判小组中除了有经验丰富的业务人员外，还应当有法律、技术、财务、监察等方面的人员参与谈判；
（二）收集国家相关法律法规、行业监管、产业政策、同类产品或服务价格等与谈判内容相关的信息；
（三）关注合同核心内容和关键细节，具体包括合同标的数量、质量或技术标准，客户的需求边界与交付物，合同价格的确定方式与价款支付方式，履约期限和方式，违约责任和争议的解决方法、合同变更或解除条件等；
（四）对于影响重大、涉及较髙专业技术或法律关系复杂的合同还应当聘请外部专家参与合同的相关工作，并充分了解外部专家的专业资质、胜任能力、职业道德情况；
（五）谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保管，建立严格的责任追究制度，杜绝不作为现象发生；
（六）在谈判过程中加强保密工作。
第二十一条 合同文本的拟定：
在合同谈判后，合同承办科室需要根据协商谈判结果，拟订合同文本。合同文本应当准确表达双方谈判的真实意思。
（一）本单位对外发生经济行为，除即时结清方式外，应当订立书面合同。严禁口头协议，杜绝合同履行在先，合同签订在后的情况。对于单价小数量不多、可及时结清采购和服务，应当完成必要的协商、支付、审验程序。
（二）合同文本一般由合同承办科室起草, 由办公室组织审核；重大合同或法律关系复杂的合同应当由办公室会同法律顾问参与起草；相关科室应当各司其职，保证合同内容和条款的完整准确。
（三）国家或行业有合同示范文本的，可以优先选用，但对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查，并根据实际情况进行适当修改。
（四）本单位有合同标准文本的必须使用标准文本，没有标准文本的要做到：条款不漏项；标的额计算准确、标的物表达清楚；质量有标准、检验有方法；提（交）货地点、运输方式、包装物和结算方式明确；文字表达要严谨，不使用模棱两可或含混不清的词语；违约责任及违约金（或赔偿金）的计算方法准确。
（五）由签约对方起草的合同，办公室应当认真审查，确保合同内容准确反映单位诉求和谈判达成的一致意见，特别留意“其他约定事项” 等需要补充填写的栏目，如不存在其他约定事项时注明“此处空白”或“无其他约定”，防止合同后续被篡改。
（六）单位合同文本须报经国家有关主管部门或财政科室审查或备案的，应当履行相应程序。
第二十二条 合同审核（建立合同审查制度）。
合同文本拟订完成后，相关科室应当按照合同订立审批流程对合同文本进行严格的审批。合同审批流程如下：
（一）合同承办科室拟定合同文本。由合同承办科室对质量条款、技术要求等内容进行技术审核；
（二）财务室负责预算控制，对支付条款等内容进行经济审核。包括对合同金额的审核、对收款方的账户名称与合同签订方的名称一致否审核、对合同中涉税事项约定的税负承担审核、对合同条款中涉及押金或保证金收据开具方式的审核等。
办公室主要审核违约责任、争议管辖权等实质性条款是否合法、完整、明确、具体，文字表述是否歧义。办公室组织判断是否为对影响重大或法律关系复杂合同文本，若为影响重大或法律关系复杂合同文本，由相关承办科室和法律顾问进行会审，按照授权权限报分管财务领导、单位负责人审批，以及集体决策会议审议。
第二十三条 合同签署：
对于经审议同意签订的合同，应当与对方正式签署合同，并加单位公章或合同专用章。
（一） 严格划分各类合同的签署权限，对外正式订立的合同应当由单位负责人或由其授权的代理人签名或加盖有关印章；授权签署合同的，应当签署授权委托书。应当要求相关科室和工作人员按照规定的权限和程序与对方当事人签署合同，严禁超越权限签署合同。办公室应将授权委托书进行编号、留底、登记。
（二） 严格用印制度。合同经编号、审批及单位负责人或由其授权的代理人签署后，办公室方可加盖单位公章、单位法人章，保管人应当记录单位公章或合同专用章使用情况以备查。用印后保管人应当立即收回，并按要求妥善保管，单位公章或合同专用章与法人章要分开专人保管，以防止他人滥用。同时在合同各页码之间加盖骑缝章。
（三）合同成立后需经有关主管科室批准或登记的，经过批准或登记后生效；按照有关法律法规应当进行公证或见证的，必须进行公证或见证。
第四章 合同履行与结算管理
第二十四条 合同承办科室是履行合同权利义务的实施主体。合同签订后，合同承办科室应该按照合同约定牵头协调合同的履行，相关科室应给予配合，确保合同得到全面履行。合同承办科室应当遵循诚实信用原则， 根据合同的性质、目的和交易习惯，履行通知、协助、保密等义务。
第二十五条 合同履行的管理要求包括：
（一）合同承办科室应及时掌握合同履行情况，对合同履行情况进行有效监控；
（二） 合同履行过程中，因对方或自身原因无法按时履行的，应当及时采取措施，一旦发现有违约可能或违约风险，需及时提示风险，并立即采取相应措施将合同损失降到最低。
第二十六条 不履行合同情况的管理要求包括：
（一）对方有不履行或不完全履行合同的情况，应当催促、提示对方按合同约定继续履行，并将对方不履行或不完全履行合同的情况上报科室领导及办公室，同时注意收集、保存有关证据；
（二）遇有不可抗力等客观因素影响合同履行、不能完全履行合同的情况时，合同承办科室应当立即将相关情况报告科室领导及办公室，并积极采取补救措施，与对方协商，减少损失。
第二十七条 履行调整的管理要求包括：
（一）对于合同没有约定或约定不明的内容，通过双方协商一致对原有合同进行补充，无法达成补充协议的，按照国家相关法律法规、合同有关条款或交易习惯确定；
（二）对于显失公平、条款有误或存在欺诈行为的合同，以及因政策调整、市场变化等客观因素已经或可能导致单位利益受损的合同，合同承办科室应当及时报告，并经双方协商一致，按照规定权限和程序办理合同变更和解除事宜。合同变更或解除需要采用书面形式，严禁在原合同文本上涂改、添加；
（三）合同承办科室执行政府定价或者政府指导价的合同，在合同约定的交付期限内政府价格调整时，按照交付时的价格计价。逾期交付标的物的，遇价格上涨时，按照原价格执行；价格下降时，按照新价格执行。逾期提取标的物或者逾期付款的，遇价格上涨时，按照新价格执行；价格下降时，按照原价格执行；
（四）对方当事人提出终止、解除合同的，造成单位经济损失的， 合同承办科室应当向对方当事人书面提出索赔。
第二十八条 合同付款结算是合同执行的重要环节。按照合同规定履约是合同承办科室的职能，财务室要根据合同条款的约定及收支管理内部控制体系要求对资金结算申请进行审查。
（一）达到合同款支付条件，合同承办科室应及时准备相关资料， 按照支付管理规定流程审批，提请财务室付款；财务室应当根据合同履行情况，对合同条款和经审批的结算申请资料进行审核，审核完毕后办理结算业务，按照合同规定付款，及时催收到期欠款。办理价款结算和进行账务处理。
（二）未按照合同条款履约的，合同承办科室应当在付款前向单位分管领导报告。
（三） 经费报销时，采购部门应附合同文本一份，作为付款及账务处理的依据。
第五章 合同纠纷调处管理
第二十九条 合同承办科室是合同纠纷调处管理的主体。
（一）合同条款在执行过程中发生纠纷的，合同承办科室应及时查明原因，提出解决办法，并报请科室领导和办公室。由办公室牵头组织相关部门对合同纠纷进行调解、仲裁、诉讼等，未经授权批准经办人不得向对方作出实质性答复或承诺。
（二）办公室牵头及时与对方协调解决，组织合同承办科室制定合同应对方案（补充合同、变更、解除合同），将应对方案提交集体决策会议最终审议。合同纠纷协商一致的，双方应当签订书面协议；合同纠纷经协商无法解决的，根据合同约定选择在规定时效内向仲裁机关或向人民法院提起诉讼。
第六章 合同归档管理
第三十条 办公室是合同归档管理的主体。各科室签订合同，由办公室对合同进行编号，实行统一编号管理。指定专人按照档案管理办法进行分类、整理、立卷、归档及台账管理。台账应当列明合同编号、类型、承办科室、经办人、合同单位、签订时间、地点、金额、标的物、归口科室、履行情况等。（合同台账参见文末附件）
第三十一条 合同归档管理的要求包括：
（一）合同承办科室应该建立合同管理台账，及时做好合同履行情况记录，定期向办公室汇报合同进度、履行情况；
（二）合同签订后，合同承办科室应当将签约各方签字、盖章齐全的合同原件副本（一份）、合同审查表、合同登记表原件，以及其他相关附件、资料整理提交办公室备案；
（三）合同中约定抵押、担保、公证或见证等事项的，应当同时将抵押、担保、公证或见证等法律文书提交办公室备案；
（四）已经履行完毕的合同，合同承办科室应将合同、及一切往来文书、变更记录等有关资料交办公室。审查后，装订成册并存档；合同存档资料包括但不限于：合同对方的资信资料、《法定代表人身份证明书》、《法定代表人授权委托书》、《企业法人营业执照》、从业资格要求的相关证书、往来函件、数据电文、招标投标文件、合同、补充协议、会议纪要、往来函件的签收单据、合同评审表（记录）、合同登记表、合同交底纪要、合同履行信息表、财务结算凭证、起诉状、答辩状等，以及各类合同中相关的文件、资料等；
（五）合同资料中除技术性资料原件和财务凭证原件按照有关规定保管归档外，各有关科室应当做好其他资料的保管和移交工作。
第三十二条 合同信息安全保密管理要求主要包括：
（一）合同资料是涉及商业秘密的重要文件，原件必须归档保存， 日常工作中应当使用复印件。严禁涂改、毁损合同资料。如确需使用合同资料原件的，应建立严格的审批、催还、归档制度。严禁个人私自保管合同资料；严禁随意出借合同资料；严禁泄露合同资料中的内容；
（二）合同档案保管期满后，由办公室编制拟销毁合同档案目录并做出书面鉴定报告，经单位负责人批准后方可销毁。
第七章 监督检查
第三十三条 联合监督小组应认真履行职责， 督促本单位对外签订的合同应当遵守本制度，维护单位的利益。不按本制度签订经济合同，造成经济损失和廉洁风险的，单位将按有关规定追究有关责任人员的经济赔偿责任与行政责任。
第三十四条 本单位对外签订的涉外合同、涉密合同，可从其特别规定。
第八章 附则及附录
第三十五条 本制度由办公室负责解释。
第三十六条 本制度自发布之日起执行。
附录一，合同控制关键控制文档如下：
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序号 |
文档名称 |
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1 |
合同审批表 |
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2 |
合同原件 |
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3 |
支出申请单 |
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4 |
合同台账 |
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5 |
合同借阅台账 |
附录二，相关的法律、法规、部门规章和指引
1.关于印发《行政事业单位内部控制规范（试行）》的通知(财会〔2012〕21 号)；
2.《中华人民共和国合同法》 中华人民共和国主席令（第九届全国人民代表大会第 15 号）；
3.《关于推行法律顾问制度和公职律师公司律师制度的意见》 中共中央办公厅、国务院办公厅印发。
附录三，附件
合同台账
单位： 年 月 日
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合同编号 |
合同名称 |
供应商名称 |
合同内容 |
合同金额 |
合同起止期限 |
履行情况 |
经办人 |
备注 |
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合计 |
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保管人： 合同完成数： 合同未完成数： 负责人：
经济合同审批单
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合同名称 |
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签约单位（供应商名称） |
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签约日期 |
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合同编号 |
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合同份数 |
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经办人 |
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部门负责人 |
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财务室意见 |
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办公室意见 |
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分管领导意见 |
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主要领导意见 |
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