第一章  总则

第一条 为进一步规范市红十字会合同管理，防范合同风险，维护会机关合法权益，根据《中华人民共和国合同法》等相关法律法规规定，结合市红十字会实际，制定本办法。

第二条 本办法所称合同，是指市红十字会与自然人、法人以及其他单位等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

第三条 本办法所称合同管理是指针对的洽谈、起草审核、签订、履行、变更、解除、纠纷处理和归档等环节的风险点，确定相关控制措施，强化合同全过程动态管理，防范合同风险，维护会机关合法权益的管理行为。市红十字会合同管理实行对口业务部门负责、分级审批授权的工作机制。

第四条 未经审批或授权，任何部室和个人不得以市红十字会名义对外订立合同，任何部室和个人不得超越审批、授权范围订立合同。

第五条 市红十字会合同中涉及的国家秘密、商业秘密和内部工作事项等，未经批准，任何人不得以任何形式泄露。

第二章 合同的分类及责任部门

第六条 下列合同属于重大合同，必须通过党组会研究：

（一）涉及执委会、党组会研究决定的“三重一大”事项的合同；

（二）开展人道救助重大合作项目的合同；

（三）其他法律关系较为复杂、合同标的额较大或对红十字事业发展有重大影响的合同。

第七条 一般合同是指除重大合同以外的合同。

为方便合同日常管理，将合同分为：

(一) 办公室负责：办公设施、设备、专用设备、办公用品采购或租赁、鉴证、信息化、咨询等合同；

(二) 办公室负责：劳务用工、人事管理类合同；

(三) 办公室负责：办公场所维修、改造等工程类合同；

(四) 宣传筹资与财务部负责：开展筹资工作与捐赠方签订的捐赠款物协议，宣传品印制、宣传物资采购等与宣传相关的合同以及审计等与财务相关的合同；

(五) 赈灾救济部负责：赈灾救济部负责：救灾物资搬运、运输资金、仓储等合同，救助物资、执行项目物资采购合同；

特殊情况下的其他合同，由执委会指定的部门负责签订、执行相关合同。

第三章 合同管理职责

第八条 办公室作为市红十字会合同综合管理部门，主要履行下列职责：

（一）负责建立健全单位合同管理制度、工作流程；

（二）负责市红十字会合同管理的指导工作；

（三）负责自身业务范围的合同管理工作；

（四）负责按程序办理合同用印；

（五）负责在盖章时对合同进行审核，防止不完善或不规范合同的出现；

（六）负责建立合同台账，各类合同的统一编号和合同文本、相关材料及信息的存档备案工作；

（七）负责合同履行情况监督管理工作；

（八）负责参与合同纠纷的调解、仲裁或诉讼活动。

（九）执委会或党组交办的涉及合同管理的其他工作。

第九条 各部（处、室）是合同承办部门，负责承办业务和工作职责范围的合同管理工作。主要履行下列职责：

（一）负责所承办合同的可行性分析论证和合同对方当事人的主体资格、资信、履约能力等情况进行调查；

（二）负责合同的洽谈和文本起草；

（三）组织合同项目谈判；

（四）保证合同签署的完整性，按合同约定的要求签字、盖章，填写签订时间；

（五）及时向办公室报备，并取得合同的统一编号；

按规定程序报批，收集保管合同签订及履行过程中形成的有关文件、资料；

（六）按照合同条款，对合同履行情况进行跟踪，掌握合同的履行情况，及时汇报合同履行过程中发生的问题，提出解决问题的意见和建议；

（七）负责对合同组织实施、变更、解除及纠纷的处理，并及时报告办公室；

（八）按合同规定结算期限，负责办理结算手续。

（九）建立合同台账，按年度建立合同档案并与业务工作一并存档备查。

第十条 财务部门审查资金收付是否符合相关规定，其主要职责为：

（一）审查合同中涉及经费支出等相关条款是否符合国家财经法规，是否符合单位财务管理规定；

（二）审查合同资金来源是否符合预算计划；

（三）审查合同支付条款是否合法合规；

（四）财务部门认为应当审查的其他内容。

第四章 合同的审查、审批与签订

第十一条 合同洽谈。一般合同由对口业务部（科、室）中心负责洽谈，治谈情况向分管领导报告。重大合同或涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应由分管领导牵头、承办部门组织相关部（科、室）中心人员参与谈判，必要时可聘请专家参与相关工作。谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录妥善保管并存入档案。

第十二条 责任部门在合同签订前应验证合同对方当事人有效的营业执照、资质证书、资信状况，验明合同当事人是否具有签订合同的主体资格；审查合同对方的主办人是否有代理权、是否超越代理权限范围和有效期及其真实性。

第十三条 合同内容必须包括双方责任、履行方式、合同期限、违约责任、签定地点、签定时间等主要内容，由双方法定代表人或其授权代表签字并加盖单位公章生效。

第十四条 合同格式应优先选用相关合同格式文本。对于对方单位提供的合同，相关责任处室应该充分审核，最大程度的降低风险。

第十五条 合同文本。合同文本应做到内容合法、要素齐全、文字清楚、表述规范。

（一）合同文本由对口业务部（科、室）中心负责起草，起草时应与宣传筹资与财务部等相关部（科、室）中心）及时沟通协调，实现合同管理与预算管理、收支管理相结合；

（二）合同一般应当具备以下条款：

1.合同主体的名称或者姓名和住所；

2.合同标的或者项目的详细内容；

3.数量、质量；

4.价款或者报酬及支付方式：

5.合同当事人的权利和义务；

6.履行期限、地点和方式；

7.违约责任及赔偿损失的计算方法；

8.合同变更、解除及终止的条件；

9.合同争议解决方式；

10.生效条件、订立日期。

第十六条 合同订立审批流程。合同的订立由对口业务部（科、室）中心牵头办理。

（一）合同承办部室牵头组织合同谈判，草拟合同文本，经办人应将起草好的合同文本呈送分管领导审核；

（二）重大合同应经分管领导审核后提交办公室联系外部法律顾问对合同合法性进行审查；

（三）提交办公室审核；

（四）财务部门审核，主要审核合同是否有资金来源、合同付款时间、付款条件等；

（五）部室负责人、分管领导在权限范围内进行审批和行使签约权，单笔合同金额超出部室负责人、分管领导权限的，必须报单位法人审批或授权审批；

（六）合同承办部室将合同交办公室归档一份；

（七）公开招标的重大工程类项目、采购类项目、合作类项目合同的签订，合同签订或授权签订人可根据实际情况提请执委会或党组会研究决定，也可召开专题会议研究决定

第十七条 设备采购或业务单项支出金额超过5000元的，或内容较为重要，或须以书面明确双方职责、权利、义务以保障实施的，必须订立书面合同。

第十八条 合同审批与签订权限。单笔合同金额5000元（含5000元）以下的，由部室负责人审批并签订；单笔合同金额5000元以上1万元（含1万）以下的，应当经过执委会研究决定，由分管领导审批并签订；单笔合同金额2万元以上的，应当经过党组会集体研究决定，由单位法人或授权分管会领导审批并签订。

 第十九条 办公室对审批通过的合同进行统一编号（见附件2），并建立合同管理台账（见附件3）。

第二十条 签订合同必须使用普洱市红十字会公章，多页合同须加盖骑缝章。

第五章 合同的履行、变更和解除

第二十一条 合同生效后，合同承办部门应根据合同履行情况，收集整理履行合同过程中所有与合同有关的书面文件资料，做好经济往来和款项结算，提交经费审批等相关手续，通知筹资财务部办理结算业务。

第二十二条 合同生效后，如对方不履行主要义务或者履行不符合约定，承办部门应及时向其发出要求服行或者采取补故措施的书面函件，督促其履约，并保留相关证据作为合同补充资料归档。

第二十三条 合同履行过程中，如发生约定事项履行困难或难以执行合同的情况，承办部门应积极与对方协商以减少双方的损失并避免纠纷产生。遇有不可抗力等影响合同履行时，应当及时以书面形式通知对方，并注意保存有关证据。发现对方不履行或不完全履行合同时，合同承办人员除催促对方继续履行外，应立即将对方不履行或不完全履行合同的情况及时报告分管领导。

第二十四条 合同承办部门在发现履行异常情况后须及时报告，同时与分管领导沟通，不得擅自向对方做出实质性答复或承诺。

第二十五条 工程联系单、结算单、确认单、对账单、通知单、送货单等合同履行中的书面结算凭证，应当由各承办人签字和承办部门负责人签字，未经上述两级签字的上述凭证一律无效，在上述两级签字基础上，按规定还需相关人员审批签字的，按规定执行。

第二十六条 合同发生纠纷的，承办部门须向分管领导报告，在规定时效内与对方协商谈判。双方协商一致的，应当签订书面协议；经协商无法解决的，承办部门须向会党组或执委会报告，选择仲裁或诉讼等方式解决。

第二十七条 合同各方协商一致变更或解除合同的，应及时订立书面协议，协议签订程序和权限与初次订立时一致并作为正式合同存档。

第六章  合同纠纷处理

第二十八条 对于合同生效后产生的分歧，承办部门应当及时将情况向分管领导汇报。合同双方应秉持积极协商处理的原则，并按下列方式选择处理方式：

（一）按照合同约定的纠纷解决程序进行。合同中约定了一方提起索赔的要求和程序的，或约定了将争议提交双方共同确定的人员或临时裁决机构的，应当严格遵守合同约定进行并重视各类来往资料的规范性和保密性。

（二）当事人另行协商。合同双方就分歧另行达成一致意见时，应订立书面协议，作为新合同按本办法规定进行合同审核，并作为既有合同的附件一并进行合同管理及归档。

（三）仲裁机构仲裁。合同双方协商无效时，合同中约定有仲裁条款或事后达成仲裁协议的，依照本制度规定，经执委会研究许可并授权，由办公室向约定的仲裁机构提出仲裁申请，合同相关承办部门准备仲裁需提交的各项资料。

（四）合同未约定仲裁条款，事后又未达成仲裁协议的，依照本制度规定，执委会会议研究许可并授权，向有管辖权的人民法院提出起诉，各部门职责同前款规定。

第二十九条 在需要采取诉讼、仲裁等法律手段的情形下，合同责任部门应及时会同法律顾问进行法律风险评估，提出具体处理建议方案，向分管领导请示报告。

第三十条 发生仲裁、诉讼等法律纠纷事务的，合同责任部门应及时上报，按不同情况处理：

（一）大额合同纠纷或对单位权益有重大损害的，应立即向分管领导报告，由单位组织纠纷处理小组协商处理；

（二）小额合同纠纷，由合同责任处室协调，并向分管领导汇报。

第三十一条 发生合同纠纷的，合同归口管理部门按照相关制度要求做好风险管控工作，加强合同及相关资料的保管及记录工作，合同相关资料的借阅、复印应做好记录，并严格遵守合同保密制度，未经许可，不得将内容传播与合同纠纷处理无关的人或单位。

第七章  合同归档

第三十二条 合同是单位对外各类经济活动的重要法律依据和内部明确职责的凭证，全体工作人员应保守合同秘密，并做到及时按要求专门归档至合同管理归口处室。

第三十三条 合同归口部门在每份正式合同文本封面上标明合同编号。

第三十四条 合同签订后，合同承办部门应当：

（一）及时将合同文本正本交于合同归口管理部门保管，自行保留合同副本或复印件，合同履行完毕后，副本原件应上交合同归口管理部门。

（二）涉及到财务支付款项，必须将合同文本复印件一份作报销单据联同发票等凭证一并送财务人员报销。

第三十五条 承办部门和办公室应按职责要求，设专人妥善保管与合同有关的资料，包括会所有合同及与合同有关的补充协议、技术协议、质量保证协议、会议纪要、信函、电报、传真、电话记录、洽谈记录、签证、索赔单据、合同台帐等资料，合同终止时或必要时及时归档保存。以上资料不得随意处置、销毁、遗失。

第三十六条 合同文本及相关资料以原件存档，同时对合同文本进行扫描建立电子档案。

第三十七条 合同管理台账内容应符合程序文件要求，逐件登记，做到准确、及时、完整。具体应包括以下内容：序号、合同编号、合同名称、对方单位名称、合同金额、签订日期、合同期限、原件份数、承办部门、承办人、归档资料、合同履行情况、备注等。

第三十八条 各部门应在每年3月底以前将上年度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向办公室移交。办公室应在每年6月底前完成上年度档案立卷归档工作。

第三十九条 办公室负责检查合同的执行情况，发现问题，及时报告，同时提出处理意见，并注意保存书面记录和证据，尽量减少或避免损失。

第八章  责任与奖惩

第四十条 与签订合同有关的部门及承办人员有以下情况之一的，视情节轻重分别给予责任人行政处分、经济处罚，构成犯罪的移交司法机关处理。

（一）因授权不明或超越授权范围而订立经济合同，造成经济损失的。

（二）应签订书面合同而没有签订，造成经济损失的。

（三）合同承办人员在签订、履行合同过程中违反法律规定导致合同纠纷，造成经济损失的。

（四）丢失、擅自销毁、涂改合同文件造成经济损失的。

（五）被对方追究违约责任，造成经济损失的。

（六）接受贿赂，内外勾结，造成经济损失的。

（七）在合同履行中，业务部门或项目部门有其它未尽职行为，造成经济或利益损失的。

（八）未尽保密责任，泄露合同内容而带来不利影响的。

第四十一条  各部门及工作人员在合同的签订、履行及合同管理中成绩突出，有重大贡献，或开拓创新，给单位带来较大利益的，经执委会研究，予以通报表扬。

第九章  附则

第四十二条 会机关对外签订的各类协议，适用本制度。

第四十三条 本制度2024年2月28日起施行，由办公室负责解释和修改。

第四十四条 本制度未作规定的，适用相关法律、法规和有关主管部门的规定。